Informativa del servizio

Informativa sul trattamento dei dati personali

Versione 2026-10-23 — BOZZA DA COMPLETARE PRIMA DELL’USO CON DATI REALI.

1. Chi tratta i dati e come contattarlo

OrbitaPMI è il nome del servizio, non identifica di per sé un soggetto giuridico. Il titolare dei trattamenti relativi al sito, agli account degli studi e alla gestione commerciale è [DA COMPLETARE: nome e cognome della ditta individuale oppure ragione sociale della società], con sede in [DA COMPLETARE: indirizzo], codice fiscale e partita IVA [DA COMPLETARE], contatto privacy e assistenza assistenza@orbitapmi.it, PEC [DA COMPLETARE]. Il contatto del responsabile della protezione dei dati, se nominato, è [DA COMPLETARE: contatto DPO o indicazione motivata della mancata nomina].

2. Quando agiamo per conto dello studio

Lo studio decide finalità e basi giuridiche per i dati dei suoi pazienti, clienti, collaboratori e familiari. Per la gestione di tali dati OrbitaPMI opera come responsabile del trattamento su istruzioni dello studio, secondo l’accordo pubblicato in /accordo-trattamento. Lo studio deve consegnare una propria informativa, individuare le condizioni dell’articolo 9 GDPR e verificare le deleghe. Questa informativa non sostituisce quella dello studio né un consenso sanitario. Un account paziente non autorizza automaticamente l’accesso ai dati di familiari.

3. Dati, finalità e basi giuridiche del gestore

Navigazione e sicurezza: indirizzo IP trattato dall’infrastruttura, dati tecnici della richiesta, esito, orario e identificativo della richiesta servono a consegnare le pagine, prevenire abusi e diagnosticare guasti. Base: legittimo interesse alla sicurezza e continuità del servizio, previa valutazione del bilanciamento. I log applicativi sono progettati per non includere corpi delle richieste, password, token e query complete; i log del fornitore cloud richiedono una configurazione separata.

Account e servizio: email, identificativo dell’account, stato di verifica e autenticazione, appartenenza allo studio, ruoli e preferenze strettamente necessarie servono a creare e proteggere l’account e fornire il servizio richiesto. Base: esecuzione del contratto o misure precontrattuali per il cliente persona fisica; legittimo interesse alla gestione del rapporto con l’organizzazione per i suoi incaricati. I segreti di autenticazione sono gestiti dal sistema di autenticazione; le password paziente sono conservate mediante derivazione crittografica, non in chiaro.

Amministrazione: dati dell’attività, referente, fatturazione, piano scelto, identificativi di pagamento, esiti, versioni dei documenti e prove di accettazione servono a contrattualizzare e amministrare l’abbonamento. Basi: contratto, obblighi legali contabili e fiscali e legittimo interesse alla difesa dei diritti. I dati della carta sono inseriti presso Stripe; il software conserva identificativi ed esiti, non il numero completo della carta.

Assistenza: recapiti, contenuto della richiesta, allegati necessari e cronologia servono a risolvere problemi e dare seguito alle richieste. Basi: contratto o misure precontrattuali; legittimo interesse alla gestione del rapporto per i referenti. Non inviare cartelle cliniche, credenziali o dati eccedenti nei ticket; l’eventuale assistenza su dati dello studio richiede accesso autorizzato e limitato.

Non è previsto un consenso obbligatorio al marketing per registrarsi o acquistare. La configurazione esaminata non include analytics pubblicitari o profilazione. Eventuali campagne del gestore richiederanno informativa aggiornata e una base giuridica appropriata, con consenso separato quando necessario e revoca agevole. Le campagne decise dallo studio restano sotto la sua responsabilità e le sue istruzioni documentate.

4. Dati sanitari, collegamenti e AI

Quando attivate dallo studio, le funzioni possono trattare recapiti, appuntamenti, documenti, anamnesi, note e altri dati sanitari, dati di minori e delegati, incassi e comunicazioni. Lo studio deve selezionare i dati necessari e i canali adeguati. Non usare email, SMS o WhatsApp per contenuti clinici senza valutazione specifica; i promemoria devono restare minimali. I collegamenti a posta e calendari usano autorizzazioni OAuth revocabili.

Le funzioni AI sono distinte e attivabili solo con le verifiche previste per ciascun trattamento. I contenuti inviati, il fornitore, la regione, la conservazione e le condizioni sull’eventuale riutilizzo devono essere documentati prima dell’attivazione; non si promette assenza di addestramento senza verifica contrattuale. L’AI prepara bozze o organizza informazioni che il professionista deve controllare. Il servizio non è destinato a decidere autonomamente diagnosi, terapie o ammissione alle cure. Non sono previsti dal gestore processi decisionali esclusivamente automatizzati con gli effetti dell’articolo 22 GDPR.

5. Destinatari e trasferimenti

Accedono solo persone autorizzate in relazione al proprio compito, fornitori contrattualizzati necessari al servizio, consulenti per obblighi professionali e autorità nei casi previsti dalla legge. Le integrazioni opzionali comunicano i dati strettamente necessari al fornitore selezionato dallo studio. Il registro in /fornitori distingue candidati tecnici e fornitori effettivamente approvati: deve essere completato prima dell’uso reale.

Una regione europea non esclude accessi o trasferimenti internazionali. Prima di un trasferimento fuori SEE occorre verificarne la base ai sensi del capo V GDPR, quale decisione di adeguatezza applicabile o clausole contrattuali standard accompagnate dalle valutazioni e misure necessarie. [DA COMPLETARE: destinatari effettivi, paesi, garanzie e modalità per ottenerne copia]. I dati non sono venduti.

6. Conservazione

Per i dati del gestore i criteri proposti sono: richieste precontrattuali senza acquisto fino a 12 mesi dall’ultimo contatto utile; ticket ordinari fino a 24 mesi dalla chiusura; log di sicurezza ordinari fino a 90 giorni, prolungabili per un incidente documentato; dati dell’account per il rapporto e il tempo necessario alla chiusura; documenti contabili per 10 anni e comunque per gli obblighi di legge applicabili; prove contrattuali per il tempo necessario alla prescrizione e alla difesa, normalmente fino a 10 anni dalla cessazione. Un contenzioso può richiedere conservazione separata e limitata.

Questi tempi sono una proposta di policy: [DA COMPLETARE: validazione delle necessità, configurazione e prova delle cancellazioni cloud e dei backup]. Non attestano processi automatici già attivi. Per dati clinici e contenuti dello studio decide il titolare sulla base degli obblighi specifici: non si applica una cancellazione generalizzata delle cartelle. La cancellazione dello spazio, il passaggio a un altro fornitore e la disdetta dell’abbonamento sono operazioni distinte; vedere condizioni e accordo. Le copie di backup richiedono tempi di rotazione definiti e il ripristino deve riapplicare le cancellazioni legittime.

7. Conferimento e diritti

I campi necessari a identificare l’account, proteggere gli accessi, fornire il servizio e adempiere agli obblighi sono obbligatori per tali finalità; gli altri sono facoltativi. La mancata comunicazione dei dati necessari può impedire il servizio. La scelta “Rimani connesso” è facoltativa.

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità nei casi previsti e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse; puoi revocare un consenso senza pregiudicare il trattamento precedente. Scrivi al contatto privacy indicato al punto 1. Rispondiamo entro un mese, prorogabile nei casi previsti per ulteriori due mesi con comunicazione motivata. Verifichiamo l’identità in modo proporzionato, senza richiedere automaticamente una copia del documento. Per i dati trattati per conto dello studio la richiesta va al relativo titolare; se ricevuta dal gestore, viene inoltrata e assistita secondo l’accordo. Resta il diritto di reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o di ricorso all’autorità giudiziaria.

8. Cookie e aggiornamenti

L’inventario di cookie e memoria del browser è disponibile in /cookie. Modifiche sostanziali alle finalità, ai destinatari o alle basi giuridiche saranno comunicate prima del nuovo trattamento quando richiesto. La presa visione dell’informativa non equivale a consenso generalizzato.