Accordo sul trattamento dei dati

Accordo sul trattamento dei dati — articolo 28 GDPR

Versione 2026-10-23 — BOZZA. Completare allegati, soggetti, misure e firme prima del trattamento reale.

1. Parti, oggetto e durata

Il cliente identificato nell’ordine, [DA COMPLETARE: denominazione, sede e contatto del titolare], nomina [DA COMPLETARE: intestatario effettivo di OrbitaPMI, sede e contatto], con recapito per assistenza e privacy assistenza@orbitapmi.it, responsabile del trattamento per i soli servizi descritti nell’ordine e nei presenti allegati. L’accordo dura per l’erogazione e per le operazioni documentate di restituzione/cancellazione. Per amministrazione, fatturazione e sicurezza del proprio rapporto il gestore può agire come titolare autonomo nei limiti dell’informativa; tale ruolo non autorizza riutilizzi dei contenuti clinici.

2. Descrizione e istruzioni

Finalità: erogazione del gestionale, archiviazione, ricerca, agenda, comunicazioni autorizzate, assistenza, esportazione e cancellazione; solo le integrazioni attivate e contrattualizzate sono comprese. Operazioni: raccolta, registrazione, organizzazione, consultazione, aggiornamento, trasmissione ai destinatari autorizzati, estrazione, protezione e cancellazione. Interessati: pazienti anche minori, clienti, familiari/tutori/delegati, personale, professionisti e referenti. Dati: identificativi e recapiti, relazioni e autorizzazioni, appuntamenti, comunicazioni, documenti, dati amministrativi/fiscali, accessi e audit; se autorizzato, anamnesi, informazioni sanitarie e dati clinici. Dati genetici, biometrici identificativi e giudiziari non sono inclusi senza valutazione e accordo specifici.

Il responsabile tratta i dati solo su istruzioni documentate del titolare, comprese le impostazioni e le azioni autorizzate nel servizio, anche per trasferimenti internazionali. Se una legge impone ulteriori trattamenti, informa prima il titolare salvo divieto legale per rilevanti motivi di interesse pubblico. Segnala immediatamente istruzioni ritenute contrarie alla normativa e sospende l’operazione interessata in attesa di chiarimenti. Il titolare verifica liceità, basi dell’articolo 6 e condizioni dell’articolo 9, informative, correttezza e minimizzazione. Non è richiesta una generica raccolta di consenso per ogni trattamento sanitario: il presupposto va individuato per la finalità concreta.

3. Riservatezza, persone e sicurezza

Il responsabile vincola alla riservatezza le persone autorizzate, le istruisce e limita gli accessi al necessario. Applica misure adeguate ai rischi ai sensi dell’articolo 32 GDPR, comprendenti segregazione per studio, ruoli e revoche, protezione delle sessioni, cifratura dei canali, protezione dei segreti, gestione delle vulnerabilità e delle dipendenze, backup e prove di ripristino, tracciabilità e allarmi, protezione degli allegati e cancellazione. Le misure verificate e la configurazione effettiva devono essere riportate nell’allegato A prima dell’attivazione; l’esistenza del codice non prova una misura operativa. Le modifiche non riducono il livello complessivo di protezione dovuto. Accessi di assistenza sono autorizzati, limitati per scopo e tempo e tracciati.

4. Subresponsabili e trasferimenti

Il titolare autorizza in via generale soltanto i subresponsabili elencati come approvati nell’allegato B, con attività, entità giuridica, ubicazioni, categorie di dati e garanzie di trasferimento indicate. Il responsabile comunica almeno 30 giorni prima aggiunte o sostituzioni; il titolare può opporsi entro tale termine per ragioni documentate di protezione dei dati. Le parti ricercano un’alternativa; in mancanza, il titolare può cessare il servizio interessato senza costi di cessazione, con restituzione delle somme prepagate relative al periodo non fornito. Non sono trasferiti dati al nuovo soggetto durante una contestazione irrisolta per il servizio interessato.

Sono imposti al subresponsabile obblighi equivalenti a quelli del presente accordo; il responsabile resta responsabile verso il titolare dell’adempimento del subresponsabile secondo l’articolo 28. Fornitori scelti autonomamente dal titolare possono avere ruoli diversi da documentare. Trasferimenti fuori SEE richiedono le condizioni del capo V, valutazione del trasferimento e misure supplementari ove necessarie; una regione UE non è prova sufficiente. Nessun contenuto viene usato per addestrare modelli per finalità proprie senza un distinto e legittimo assetto documentato; i termini di ciascun fornitore devono essere verificati prima dell’invio.

5. Assistenza e diritti

Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, il responsabile assiste il titolare nelle richieste degli interessati, nella sicurezza, nella valutazione d’impatto e nell’eventuale consultazione preventiva. Inoltra senza ingiustificato ritardo le richieste ricevute, senza rispondere per conto del titolare salvo istruzione o obbligo di legge. Le attività ordinarie previste dal servizio sono incluse; attività straordinarie possono essere preventivate ma non devono impedire l’adempimento degli obblighi legali.

6. Violazioni dei dati

Il responsabile informa il titolare senza ingiustificato ritardo dopo essere venuto a conoscenza di una violazione; l’obiettivo operativo proposto è una prima notifica entro 24 ore dalla conoscenza, anche incompleta, da validare nell’allegato operativo. Comunica natura, interessati e dati coinvolti ove stimabili, contatto, conseguenze probabili, misure adottate o proposte e aggiornamenti progressivi. Preserva evidenze in modo proporzionato e collabora al contenimento e al recupero. Il titolare valuta e gestisce notifica al Garante entro 72 ore dalla conoscenza quando dovuta e comunicazione agli interessati in caso di rischio elevato; il responsabile non attende di avere tutti i dettagli per avvisarlo. Non si introduce una scadenza contrattuale che prolunghi il termine legale “senza ingiustificato ritardo”.

7. Restituzione e cancellazione

Alla fine del servizio, a scelta documentata del titolare, il responsabile restituisce i dati personali e cancella le copie oppure li cancella, salvo conservazione imposta dalla legge. Si rispettano gli obblighi di passaggio e recupero previsti nelle condizioni. La richiesta separata di chiusura irreversibile dall’interfaccia richiede verifica di esportazione e obblighi esterni; il codice prevede una finestra di annullamento di 24 ore prima dell’esecuzione pianificata. La sola scadenza dell’abbonamento non costituisce tale richiesta.

L’allegato C deve stabilire tempi effettivi per archivi primari, sistemi esterni, log, copie e backup. Le copie in rotazione sono isolate dall’uso ordinario fino alla scadenza definita; il ripristino riapplica revoche e cancellazioni. Il responsabile documenta esito, eventuali eccezioni legali e durata residua. Non garantisce eliminazione completa prima di avere verificato anche fornitori, versioni e backup.

8. Verifiche, informazioni e responsabilità

Il responsabile mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare gli obblighi e consente e contribuisce alle verifiche del titolare o di un suo incaricato, comprese ispezioni. Le parti coordinano tempi e modalità per proteggere altri clienti e continuità; preavvisi e costi ragionevoli non possono impedire verifiche urgenti o richieste dell’autorità. Il titolare riceve esiti pertinenti e piano di rimedio. Eventuali limiti commerciali non riducono diritti degli interessati, poteri dell’autorità o responsabilità inderogabili. Il presente accordo non costituisce clausola contrattuale standard della Commissione né certificazione.

Allegato A — misure e contatti operativi

[DA COMPLETARE prima del trattamento: ambienti e regioni; responsabili incidenti e recapiti sorvegliati; accessi, MFA e autorizzazioni per dati sanitari; configurazione Firebase/IAM e bucket; cifratura e chiavi; retention log e accessi amministratori di sistema; antimalware; backup, rotazione, RPO/RTO verificati; prove di ripristino; gestione segreti e incidenti; patch e test di isolamento; evidenze con data e revisione].

Allegato B — catena dei fornitori

Il registro in /fornitori è parte dell’accordo solo dopo compilazione e approvazione. Nessuna voce in stato “da verificare” costituisce autorizzazione a trattare dati reali. [DA COMPLETARE: elenco effettivo e approvato, contratti, luoghi e garanzie].

Allegato C — conservazione e uscita

[DA COMPLETARE: istruzioni per classe di dati clinici/amministrativi; esportazioni effettivamente disponibili e limiti; procedura di passaggio e recupero; pianificazione e prova dei job di pulizia; tempi massimi di cancellazione per database, oggetti, log, backup e fornitori; gestione blocchi legali; verbale di chiusura].

Sottoscrizione

Titolare: [DA COMPLETARE: identificativo ordine, rappresentante, poteri e data]. Responsabile: [DA COMPLETARE: rappresentante e data]. La modalità elettronica di conclusione, conservazione della versione e prova deve essere validata prima di abilitare il checkout reale.